1. Φορολογία
1.1 Φορολογία e–shop
Η επιχείρηση που διαχειρίζεται ένα e-shop φορολογείται ανάλογα με τη μορφή της.
Για ατομικές επιχειρήσεις η φορολογία αρχίζει από τα 9% για κέρδη ως και 10.000 ευρώ, φθάνοντας κλιμακωτά μέχρι και το 44% για κέρδη που υπερβαίνουν τα 40.000 ευρώ.
Στη περίπτωση που ο επιχειρηματίας επιλέξει να λειτουργήσει το e shop του με τη μορφή εταιρείας, δηλαδή Ομόρρυθμη , Ετερόρρυθμη, Ε.Π.Ε, Ι.Κ.Ε ΑΕ κλπ , τότε ο συντελεστής φορολόγησης είναι στο 22%.
Να προσθέσουμε ότι στη περίπτωση των κεφαλαιουχικών εταιριών, δηλαδή ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ , θα πρέπει να συνυπολογίζεται και ένα 5% για φόρο μερισμάτων των μελών που συμμετέχουν στην εταιρία.
Φυσικά δεν πρέπει να ξεχνάμε και τη προκαταβολή φόρου. Επιπλέον από το φόρο που προκύπτει όπως εξηγήσαμε παραπάνω, καλούμαστε να προκαταβάλουμε και ισόποσο φόρο ως προκαταβολή επόμενου έτους, ενώ παράλληλα αφαιρείται το ποσό που είχαμε προπληρώσει αντίστοιχα το προηγούμενο έτος ως προκαταβολή.
Ειδικά το πρώτο έτος λειτουργία για τις ατομικές και για τα 5 πρώτα έτη για τις εταιρίες το ποσοστό προκαταβολής φόρου ορίζεται στο 50% αντί 100%.
Οι ενδοκοινοτικές συναλλαγές είναι καλό να ενεργοποιηθούν για την απαλλαγή πληρωμής ΦΠΑ σε συναλλαγές με επιχειρήσεις άλλων κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης που είναι πολύ πιθανό να συνεργαστείτε είτε ως προμηθευτές είτε ως προμήθεια υλικού ή συστημάτων διαχείρισης (προγράμματα υπολογιστή, συστήματα ασφαλείας κλπ).
1.2 E–shop με έδρα το σπίτι
Μπορούμε να δηλώσουμε ως έδρα το σπίτι για συγκεκριμένες εργασίες παροχής υπηρεσιών.
Εφόσον όμως τα e-shop στη πλειοψηφία τους έχουν εμπορική δραστηριότητα, θα πρέπει να ορισθεί μια επαγγελματική έδρα διαφορετική από αυτή της οικίας του επιχειρηματία. Εδώ και πάλι εξαίρεση σε αυτό μπορεί να αποτελέσει ένα εμπορικό e-shop στο οποίο όμως δεν θα υπάρχει φυσική διακίνηση εμπορευμάτων ( πχ περίπτωση e-books) και δεν θα δέχεται πελάτες στο χώρο του.
Στο χώρο αυτό θα πρέπει να διαφυλάσσονται τα εμπορεύματα. Δεν υπάρχει κάποιος περιορισμός από φορολογικής άποψης για τα τετραγωνικά μέτρα ή για τον όροφο. Για την έδρα της επιχείρησης σας, μπορείτε να νοικιάσετε χώρο με το αντίστοιχο μισθωτήριο συμβόλαιο που θα πρέπει να κατατεθεί στην εφορία ή να δηλώσετε κάποιον ιδιόκτητο χώρο, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως επαγγελματική στέγη.
Η επαγγελματική σας στέγη πρέπει να μπορεί να ελεγχθεί από την εφορία ανά πάσα στιγμή με μία τουλάχιστον διαθέσιμη είσοδο.
Προσοχή όμως! Εάν απαιτείται άδεια λειτουργίας, όπως για καταστήματα υγειονομικού ενδιαφέροντος για παράδειγμα, τότε εκτός των άλλων θα πρέπει να τηρηθούν οι κανόνες που ορίζει ο νόμος για τις προδιαγραφές του χώρου.
1.3 Ποιοι Κ.Α.Δ. χρησιμοποιούνται στα e– shop
Δεν έχει ορισθεί κάποιος συγκεκριμένος Κ.Α.Δ που να προσδιορίζει γενικά κάθε e-shop.
Ο Κ.Α.Δ ή οι Κ.Α.Δ που θα επιλεχθούν θα πρέπει να περιγράφουν την δραστηριότητα που θα κάνετε, ανεξάρτητα αν αυτή θα την ασκήσετε σε φυσικό ή σε ηλεκτρονικό κατάστημα.
1.4 E–shop χωρίς ασφαλιστικό ταμείο
Η εγγραφή στον ασφαλιστικό φορέα , πρώην ΤΕΒΕ – ΟΑΕΕ νυν ΕΦΚΑ, είναι υποχρεωτική.
Υποχρεωτική επίσης είναι και η έναρξη στην αρμόδια Εφορία, εφόσον τα e-shop σύμφωνα με το νόμο έχουν χαρακτηριστικά οργανωμένης επιχείρησης και δεν αποτελούν ευκαιριακή παρεπόμενη δραστηριότητα ακόμα και αν ο τζίρος δεν υπερβαίνει τα 10.000 ευρώ ετησίως.
2. Λειτουργία
2.1 Προμηθευτές
Η διαδικασία επιλογής προμηθευτών είναι από τις βασικότερες εργασίες που πρέπει να ακολουθήσετε ΠΡΙΝ αποφασίσετε την λειτουργία του e-shop σας.
Θα πρέπει να επιλέξετε πολύ προσεκτικά τους συνεργάτες σας (γιατί οι προμηθευτές σας είναι ουσιαστικά οι σημαντικότεροι συνεργάτες σας) και να φροντίσετε ιδιαίτερα το κομμάτι των αποθεμάτων τους (stock) και κατά πόσο θα σας παραδίδουν προϊόντα άμεσα, την αξιοπιστία τους αλλά και την τιμή χονδρικής που θα σας προμηθεύουν τα προϊόντα.
Φροντίστε να προϋπολογίσετε το περιθώριο κέρδους σας αλλά και να μάθετε εάν οι προμηθευτές σας θα έχουν περιόδους που θα σας προμηθεύουν προϊόντα με επιπλέον έκπτωση (για παράδειγμα περιόδους εορτών , Black Friday κλπ) για να είστε σε θέση να συντονίσετε τις ενέργειες σας για αυτές τις περιόδους.
Ενημερωθείτε για το αν θα σας παρέχεται αυτοματοποιημένος κατάλογος προϊόντων (τύπου xml) που θα μπορείτε να εισάγετε αυτόματα στο e-shop σας σε συνεργασία με την εταιρεία που θα σας κατασκευάσει το e-shop.
2.2 Αποθήκη
Η αποθήκη και η διαχείριση των αποθεμάτων σας, είναι ύψιστης σημασίας για την λειτουργία του e-shop σας αλλά και για την διαχείριση του χρόνου που θα απασχολείστε εσείς ή κάποιος υπάλληλος της επιχείρησης με αυτό τον τομέα.
Σε περιπτώσεις μεγάλους αριθμού προϊόντων, πάνω από 1000, τότε είναι επιβεβλημένη η επιλογή κάποιου κατάλληλου συστήματος ERP το οποίο και θα γεφυρωθεί με το e-shop σας για να συγχρονίζονται αποθέματα (stock) και τιμές των προϊόντων.
Το σύνολο, σχεδόν, των πλατφορμών ηλεκτρονικού εμπορίου (Woocommerce, Magento κλπ) παρέχει εγγενώς λειτουργίες αποθήκης αλλά αυτό γίνεται δυσκίνητο σε περιπτώσεις μεγάλου όγκου προϊόντων ή αναγκών μαζικής αλλαγής στοιχείων (πχ τιμών) ή εάν χρειαστείτε λειτουργίες barcode/scanning για τα προϊόντα σας.
2.3 Διαθεσιμότητα προϊόντων
Ένα από τα σημαντικότερα σημεία marketing του ηλεκτρονικού εμπορίου που βασίζεται ακριβώς στην βάση λειτουργίας των e-shop.
Το μεγαλύτερο drawback των e-shop είναι ότι με την ολοκλήρωση της όποιας αγοράς γίνεται σε αυτά, το προϊόν δεν έρχεται αμέσως στην κατοχή του αγοραστή. Χρειάζονται κάποιες ημέρες για την προετοιμασία, την αποστολή και τελικά την παράδοση των προϊόντων στον αγοραστή.
Η άμεση διαθεσιμότητα των προϊόντων που πωλούνται σε ένα e-shop είναι η αρχή όλων.
Εάν επιλέξετε να μην έχετε άμεση διαθεσιμότητα αλλά να παραγγέλνετε εκείνη την ώρα και εσείς τα προϊόντα από τους προμηθευτές σας (ένα είδος drop shipping δηλαδή) τότε το πιθανότερο είναι να αποθαρρύνετε τους επισκέπτες/πελάτες σας από τον να ολοκληρώσουν μια αγορά.
Φροντίστε να έχετε ξεκάθαρη ένδειξη διαθεσιμότητας του κάθε προϊόντος στο e-shop σας και επιλέξτε να είναι πραγματική και όχι κάποια θεωρητική και αόριστη.
2.4 Επιλογή Courier
Επιλέξτε προσεκτικά την εταιρεία ταχυμεταφορών που θα συνεργαστείτε.
Το συνηθέστερο κόστος αποστολής για ένα καινούργιο e-shop κυμαίνεται από 2 έως 4 ευρώ για δέματα έως 2 κιλά και εξαρτάται από την εταιρεία και από την συμφωνία που θα πετύχετε.
Απλοποιήστε τους κανόνες των μεταφορικών σας κατά το δυνατόν περισσότερο. Επιλέξτε πανελλαδική κάλυψη και απλούς κανόνες μεταφορικών.
Ένα παράδειγμα:
– 3 ευρώ για αποστολής έως 2 κιλά
– 1 ευρώ για κάθε επιπλέον κιλό μετά τα 2 κιλά
– Δωρεάν πάνω από 60 ευρώ
Εκμεταλλευθείτε το όριο των δωρεάν μεταφορικών προς όφελος insite marketing! Ζητήστε από την εταιρεία που θα σας κατασκευάσει το e-shop να σας τοποθετήσει όμορφα, διακριτικά, λειτουργικά και στρατηγικά οπτικά μελετημένα Teaser σε διάφορα σημεία του e-shop (πχ στο καλάθι αγορών, μέσα στην σελίδα του κάθε προϊόντος κλπ) που θα πληροφορούν τον επικς΄πετη για το υπόλοιπο που έχει έως ότου αποκτήσει δικαίωμα δωρεάν μεταφορικών.
Επιλέξτε κατά την κατασκευή του e-shop σας, διασύνδεση με την Courier για αυτόματη έκδοση και αποστολή του voucher αποστολής ή/και ειδοποίηση με sms! Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος απόκτησης εμπιστοσύνης με τον πελάτη σας γιατί η έκδοση του voucher αποστολής γίνεται σχεδόν άμεσα με την ολοκλήρωση της παραγγελίας και η ενημέρωση στέλνεται με email ή/και sms στον αγοραστή, δίνοντας άμεση αίσθηση ασφάλειας και άμεσης εξυπηρέτησης.
Διαθέστε λίγο χρόνο για να κατανοήσετε τι υποχρεώσεις έχετε ως e-shop αλλά και οι συνεργαζόμενες εταιρείας αποστολής αλλά και τι δικαιώματα θα έχουν οι πελάτες σας για τις παραγγελίες τους.
2.5 Τρόποι πληρωμής
Βάση Ελληνικής νομοθεσίας, οι εμπορικές επιχειρήσεις πρέπει να δέχονται πληρωμές με πιστωτικές κάρτες.
Είναι υποχρεωτικό να ενσωματώσετε διαδικασία αποδοχής πληρωμή με πιστωτική κάρτα, αλλά αποφύγετε με κάθε τρόπο να παραλαμβάνεται κωδικούς καρτών.
Επιλέξτε να συνδεθείτε με κάποια τράπεζα για την εκκαθάριση των πιστωτικών καρτών (στο ασφαλές περιβάλλον της τράπεζας) ή κάποια online υπηρεσία τύπου Paypal ή Stripe.
Οι διαδικασίες σύνδεσης με κάποια τράπεζα γίνονται συνήθως με την τράπεζα που διατηρείτε τον επαγγελματικό σας λογαριασμό και πρέπει να ξεκινήσετε έγκαιρα της διεργασίες γιατί συνήθως παρατηρούνται αυξημένες καθυστερήσεις στην ολοκλήρωση της σύνδεσης από μεριάς των τραπεζικών ιδρυμάτων λόγω αυξημένου όγκου εργασιών.
Η συμφωνία που θα προκύψει με την τράπεζα της επιλογής σας, θα συμπεριλαμβάνει και κάποιο ποσοστό προμήθειας για κάθε συναλλαγή που θα πραγματοποιείται με την βοήθεια των συστημάτων της. Συνήθως οιπρομήθειες στις Ελληνικές τράπεζες για χρήση e-pos είναι πολύ χαμηλές πλέον (της τάξεως του 1%). Προσέξτε ιδιαίτερα τα ποσοστό προμήθειας τρίτων παρόχων (εκτός τραπεζικού συστήματος) που μπορεί να είναι δυσβάσταχτα.
Εκτός των πιστωτικών καρτών μπορείτε να διαθέσετε τρόπους πληρωμής με τραπεζική κατάθεση, πληρωμή κατά την παράδοση (αντικαταβολή) και πληρωμή κατά την παραλαβή από το κατάστημα.
Θα πρέπει να σκεφθείτε σοβαρά κάποιο κίνητρο επιλογής πληρωμής με πιστωτική κάρτα (πχ επιπλέον έκπτωση) για να αποφύγετε επιλογή τρόπου πληρωμής που θα σας ταλαιπωρήσει ή/και θα σας προκαλέσει ζημία (όπως είναι οι αντικαταβολές).
2.6 Εγγραφή σε marketplaces (skroutz, best price, glami κλπ)
Η εγγραφή του e-shop σας σε καταλόγους πώλησης (marketplace) όπως είναι το skroutz, το best price κλπ είναι ένας τομέας που πρέπει να εξεταστεί πολύ διεξοδικά.
Σε γενικές γραμμές η συμμετοχή σε τέτοιου είδους marketplaces είναι πολύ πιθανό να αυξήσει την επισκεψιμότητα αλλά και τις πωλήσεις του e-shop σας αλλά θα πρέπει να προυπολογίσετε ένα αρκετά υψηλό περιθώριο κέρδους γιατί τα marketplaces παρακρατούν ένα πολύ σημαντικό ποσοστό επί των πωλήσεων που γίνονται μέσα από τα κανάλια τους που φτάνει μέχρι και το 10%!
2.7 Marketing/Διαφήμιση
Ένα σημαντικό σημείο επιτυχίας ενός e-shop είναι το προφανές. Να γίνει γνωστό!!! Και όταν λέμε γνωστό δεν εννοούμε διάσημο!!! Εννοούμε να αρχίσει να το μαθαίνει το ευρύ κοινό.
Κάτι τέτοιο μπορεί να γίνει ΜΟΝΟ με την διαφήμιση.
Προϋπολογίστε ένα ικανό κόστος για διαφήμιση ανά μήνα και ένα περιθώριο διακύμανσης αυτού, ανάλογα με την περίοδο.
Βελτιστοποιήστε την εμφάνιση των διαφημίσεων σας στα Social Media και στο υπόλοιπα κανάλια digital marketing.
3. Ανελαστικές Δαπάνες
3.1 Domain Name
Το domain name είναι η ηλεκτρονική διεύθυνση του e-shop σας και πρέπει να επιλεγεί προσεκτικά και μετά από έρευνα αγοράς. Δεν υπάρχει περιορισμός επιλογής TLD (το τελικό κομμάτι της ονομασίας πχ. .gr .com .eu) αλλά πρωτεύουσα επιλογή και με βάση οπτική επικοινωνία καλό θα είναι να είναι το .gr χωρίς αυτό να είναι δεσμευτικό.
Το κόστος κατοχύρωσης του domain name εξαρτάται από το TLD που θε επιλεγεί και κυμαίνεται από 10 έως 40 ευρώ ανά έτος (με τις καινούργιες και πρόσφατες καταλήξεις τύπου .shop .store κλπ να είναι σημαντικά ακριβότερες από τις παραδοσιακές.
3.2 Hosting (φιλοξενία e-shop σε server)
Η φιλοξενία του e-shop σας (hosting) είναι εκεί που πραγματικά βρίσκεται αποθηεκυμένη η ιστοσελίδα σας. Είναι ένα εξειδικευμένο υπολογιστικό σύστημα με φυσική παρουσία (συνήθως αποδομημένος υπολογιστής που ονομάζεται server) όπου σε αυτό βρίσκονται τα αρχεία του e-shop σας και η βάση δεδομένων του. Συνήθως οι servers είναι κομμάτια ενός πολύ μεγαλύτερου πραγματικού περιβάλλοντος και είναι τοποθετημένοι σε μεγάλα Data Center που βρίσκονται πλέον σε όλα τα μήκη και πλάτη της υφηλίου, ακόμα και στην Ελλάδα.
Η επιλογή σωστού και ικανού πακέτου φιλοξενίας για το e-shop σας είναι θεμελιώδους αξίας για την λειτουργία του, την ασφάλεια του αλλά και την ταχύτητα του.
Οι τιμές ποικίλουν ανάλογα με την ποιότητα και το μέγεθος του server και μεσοσταθμικά για ένα αξιοπρεπές e-shop και τις λειτουργίες του θα πρέπει να υπολογίζετε ένα ετήσιο κόστος 200 με 400 ευρώ.
Κατώτερες ποιοτικά και τεχνικά λύσεις φιλοξενίας (και φυσικά οικονομικότερες) δεν προτείνονται για ένα e-shop που θα σέβεται τους πελάτες του και θέλει να λειτουργεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
4. Εταιρική Ταυτότητα
4.1 Λογότυπο
Το λογότυπο αποτελεί θεμέλιο επικοινωνίας για κάθε e-shop. Δώστε πολύ μεγάλη σημασία και έμφαση στα παρακάτω:
1- Επωνυμία.
2- Αναγνωρισιμότητα.
3- Ευελιξία.
4- Διαχρονικότητα.
Κάθε επικοινωνιακή ενέργεια στην οποία προβαίνετε για το e-shop σας έχει ως κεντρικό της σημείο το λογότυπο (εμπορικό σήμα).
Αν το λογότυπο σας είναι σωστά σχεδιασμένο αυξάνεται σημαντικά η αποτελεσματικότητα των επικοινωνιακών ενεργειών της επιχείρησής σας και κατά συνέπεια η επένδυση που έχετε κάνει για αυτές.
Είναι πολύ δύσκολο να εμπνεύσετε εμπιστοσύνη στους επισκέπτες σας αν έχετε ένα γενικό ή ένα κακοσχεδιασμένο λογότυπο.
Το να μην έχετε καν λογότυπο και να γράψετε την επωνυμία σας με Times New Roman δεν συγκαταλέγεται καν στις περιπτώσεις που μπορούμε να συζητήσουμε!!!